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Politica de protección de datos

1.            IDENTIFICACION DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. entidad domiciliada en la Transversal 34dd sur 33 84, Envigado Antiquia, correo electrónico juan@sisma.com.co, línea telefónica +57 4 3334435
2.            ALCANCE
 
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., con el fin de dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 los Decretos Reglamentarios y demás normas concordantes
Así mismo, se deja constancia que SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. es el responsable de la administración de los datos personales de sus clientes, proveedores y colaboradores; incluidos pero no limitados aquellos datos que incluyen datos personales y datos personales sensibles que han sido recolectados por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. por diferentes medios
La recolección de datos se limitará a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normatividad vigente.
3.            DEFINICIONES
 
AUTORIZACIÓN: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.
AVISO DE PRIVACIDAD: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
BASE DE DATOS: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de Tratamiento.
DATO PERSONAL: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables
DATO PÚBLICO: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
DATOS SENSIBLES: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales de derechos humanos o que promuevan intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los relativos a la salud, vida sexual y datos biométricos.
ENCARGADO DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S.: Para efectos del presente documento se denominará a SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., no sólo por la razón social sino por las marcas asociadas a la misma. Igualmente se entienden incluidas todas aquellas personas jurídicas o naturales vinculadas por medio de alguna relación comercial, contractual, estratégica o administrativa.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
TITULAR: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
TRATAMIENTO: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
TRANSFERENCIA: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país
TRANSMISIÓN: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable u otras
4.            Principios Aplicables al Tratamiento de Datos Personales
 
PRINCIPIOS. Los principios establecidos en presente título son los lineamientos que SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. seguirá en sus procesos de tratamiento de datos personales en correlación con el artículo 4 de Ley de protección de datos.
  1. Principio de legalidad: El tratamiento que se le darán a los datos recopilados por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. y sus filiales se encontraran reglados por la Ley 1581 del 2012 y demás disposiciones que la desarrollan, sujetándose a cabalidad a lo establecido en ella.
  2. Principio de finalidad: El Tratamiento de los datos personales recogidos por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. obedecerán a una finalidad legítima la cual será informada al
  3. Principio de libertad: El Tratamiento de los datos se ejercerá con el consentimiento previo expreso e informado del Titular. Los datos personales no serán divulgados ni obtenidos sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el
  4. Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a Tratamiento de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. será veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a
  5. Principio de transparencia: En el Tratamiento debe buscar garantizar que el derecho del Titular a obtener de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le
  6. Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento de los datos se dará exclusivamente por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. y sus filiales autorizado por el Titular y/o previstas en la ley; los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley
  7. Principio de seguridad: La información sujeta a Tratamiento por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. se manejará con las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para brindarle seguridad a los registros y así evitar adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o
  8. Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de datos personales, SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas por la Ley 1581 de 2012 y en los términos de la
5.            TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y FINALIDAD.
 
En SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., los datos tienen diferente tratamiento dependiendo del área encargada y la finalidad para la que se recolectaron. Dichas finalidades se encontrarán expresas a lo largo del presente documento.
·          COLABORADORES
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. realiza la recolección, compilación, almacenamiento, depuración, uso, circulación, actualización, supresión, complementación, corrección, adición con información propia y/o de terceros autorizados y en general, el tratamiento de sus datos personales y de contacto, para que dicho tratamiento se realice con fines administrativos, para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. tenga con sus aliados tecnológicos, comerciales y estratégicos, clientes, colaboradores, proveedores, autorizados, cesionarios, licenciatarios, filiales y/o subordinadas, así como para los fines relacionados con su objeto social y en especial para fines legales, contractuales, comerciales descritos en la Política de Tratamiento de Datos Personales de la compañía.
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. informa a sus colaboradores respecto a que no están obligados a autorizar la transferencia o a responder preguntas que versen sobre Datos Sensibles, entendidos estos como aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, por ejemplo la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. garantiza la confidencialidad, seguridad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida de los datos y se reservan el derecho de modificar su Política de Tratamiento de Datos Personales en cualquier momento disponible en la página web www.totto.com. Cualquier cambio será informado y publicado oportunamente en la página web antes mencionada.
RELACIÓN POSCONTRACTUAL: Esta etapa es cuando se termina la relación contractual, los datos recopilados se les dará el tratamiento propio que la ley impone a los empleadores.
·          PROVEEDORES
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., realice la recolección, compilación, almacenamiento, depuración, uso, circulación, actualización, supresión, complementación, corrección, adición con información propia y/o de terceros autorizados y en general, el tratamiento de sus datos personales y de contacto de sus proveedores, para que dicho tratamiento se realice con fines administrativos, comerciales, de mercadeo, dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. tenga con sus aliados tecnológicos, comerciales y estratégicos, clientes, empleados, proveedores, autorizados, cesionarios, licenciatarios, filiales y/o subordinadas, con las autoridades judiciales y administrativas.
El departamento de compras es el único habilitado para dar referencias a terceras personas y con previa autorización o solicitud del proveedor.
·             CLIENTES
 
RELACIÓN CON CLIENTES: En lo referente a los Clientes, estos pueden ser de dos tipos, los denominados CLIENTES CORPORATIVOS Y CLIENTES FINALES.
CLIENTES FINALES
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. realiza la recolección, compilación, almacenamiento, depuración, uso, circulación, actualización, supresión, complementación, corrección, adición con información propia y/o de terceros autorizados y en general, el tratamiento de sus datos personales y de contacto, información sobre preferencias de consumo, y comportamiento en los diferentes canales de contacto, para que dicho tratamiento se realice con fines administrativos, comerciales y de mercadeo para el envío de información sobre los diferentes programas y servicios, y en general para el envío de campañas, promociones o concursos de carácter comercial y publicitario, invitaciones a eventos, evaluar la calidad del servicio, realizar estudios o investigaciones de mercado, comercialización de servicios y productos a través de diferentes canales de información, gestionar tareas básicas de administración para efectos de incrementar niveles de confiabilidad y contactabilidad de los canales de comunicación utilizados, dar cumplimiento a las obligaciones contractuales y/o legales que NALSANI
S.A.S. tenga con sus aliados tecnológicos, comerciales y estratégicos, clientes, empleados, proveedores, autorizados, cesionarios, licenciatarios, filiales y/o subordinadas, así como con las autoridades judiciales y administrativas, e igualmente para la gestión correspondiente a las peticiones, quejas y reclamos en virtud a los derechos de los consumidores.
CLIENTE CORPORATIVO
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. realice la recolección, compilación, almacenamiento, depuración, uso, circulación, actualización, supresión, complementación, corrección, adición con información propia y/o de terceros autorizados; así como realizar reporte de información positiva y/o negativa de mis hábitos de pago en cualquier centrales de riesgos, base de datos o quien represente sus derechos u opere dichas entidades toda la información que se refiere a su comportamiento e historial crediticio, financiero, comercial y de servicios de los cuales somos sus titulares, referido al nacimiento, ejecución y extinción de obligaciones dinerarias (independientemente de la naturaleza del contrato que les de origen), para el estudio, análisis y eventual otorgamiento de un crédito o celebración de un contrato y en general, el tratamiento de sus datos personales y de contacto, para que dicho tratamiento se realice con fines administrativos, comerciales y de mercadeo para el envío de información sobre los diferentes programas y servicios, y en general para dar cumplimiento a las obligaciones contractuales, extracontractuales y/o legales que con SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. tenga, al igual que sus aliados, así como con las autoridades judiciales y administrativas, así como transferir a terceros países la información proporcionada en los términos y bajo las condiciones establecidas para tal efecto en la ley.
6.            DERECHOS QUE LE ASISTEN COMO TITULAR DE LOS DATOS.
 
De conformidad con lo establecido en el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, el Titular de los datos personales tiene los siguientes derechos:
  1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., en su calidad de Responsable del Este derecho podrá ejercerlo frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada a SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., en su calidad de Responsable del Tratamiento, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo establecido en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012 (o en las normas que la reglamenten, adicionen, complementen, modifiquen o deroguen), o cuando se haya presentado la continuidad del tratamiento según lo previsto en el numeral 4° del artículo 10 del Decreto 1377 de
  3. Ser informado por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos
  4. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S.
  5. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley y la Constitución.
  6. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
7.               ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS.
 
El Área de servicio al cliente de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal, en lo que concierne a clientes, respecto de los demás titulares las áreas administrativas de Cartera y Compras serán los responsables.
8.            PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR DE LOS DATOS
 
Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en las bases de datos de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., quien suministrará a estos toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.
Para evitar que terceros no autorizados accedan a la información personal del Titular de los datos, será necesario previamente establecer la identificación del Titular. Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada.
La consulta se formulará por los medios habilitados tales como el correo electrónico servicioalcliente@totto.com o nuestra línea telefónica Línea Nacional: 01 8000 51 02 03 – Bogotá: 390 73 93 –
Barranquilla: 386 01 99 – Cali: 489 91 31 – Pereira: 340 13 43 – Medellín: 605 23 40 – Bucaramanga: 697 89 39 o por medio escrito a la dirección en Bogotá D.C., Calle 21 No. 43 a 23 en el horario de Lunes a Viernes de 7:00 am a 5:00 pm.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
·          Autorización
 
SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. Solicitará autorización previa, expresa e informada a los Titulares de los Datos Personales sobre los que requiera realizar el Tratamiento. Esta manifestación de voluntad del Titular puede darse a través de diferentes mecanismos puestos a disposición por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S., tales como:
  • Por escrito, diligenciando un formato de autorización para el Tratamiento de Datos Personales determinado por LA COMPAÑIA.
  • De forma oral, a través de una conversación telefónica.
  • Mediante conductas inequívocas a través de su aceptación expresa a los Términos y Condiciones de una actividad dentro de los cuales se requiera la autorización de los participantes para el Tratamiento de sus Datos
·          Procedimiento para solicitar actualización, corrección, supresión
 
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos de SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. el cual será tramitado bajo las siguientes reglas de conformidad con el artículo 15 de la ley 1581 de 2012:
  1. Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga
“reclamo en trámite” y el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  1. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
REQUISITO DE PROCEDIBILIDAD. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S.
·          Supresión de Datos
 
El Titular tiene el derecho, en todo momento, de solicitar a SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. la supresión (eliminación) de sus datos personales cuando:
  1. Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la Ley 1581 de
  1. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron
  2. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recolectados.
  3. Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S.
  4. Es importante tener en cuenta que el derecho de cancelación no es absoluto y el responsable puede negar el ejercicio del mismo cuando:
    • La solicitud de supresión de la información no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de
    • La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
    • Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular, para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el
·          Revocatoria de la Autorización.
 
El Titular de los datos personales puede revocar el consentimiento al Tratamiento de sus datos personales en cualquier momento, siempre y cuando no lo impida una disposición legal.
9.        DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD
 
El Tratamiento de datos personales de niños, niñas y/o adolescentes que sean de naturaleza pública cumplirá con los siguientes parámetros y requisitos:
  1. Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y
  2. Que se asegure el respeto de sus derechos
  3. Valoración de la opinión del menor cuando este cuente con la madurez, autonomía y capacidad para entender el
Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente podrá otorgar la autorización para el Tratamiento, previo ejercicio del derecho del menor de su derecho de ser escuchado, opinión que deberá valorar teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto.
10.          SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.
 
En desarrollo del principio de seguridad, SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. ha adoptado medidas técnicas, administrativas y humanas razonables para proteger la información de los Titulares e impedir adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
El acceso a los datos personales está restringido a sus Titulares y SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. no permitirá el acceso a esta información por parte de terceros en condiciones diferentes a las anunciadas, a excepción de un pedido expreso del Titular de los datos o personas legitimadas de conformidad con la normatividad nacional. No obstante lo anterior, SISTEMAS MODULARES DE ALUMINIO SISTEM-AL S.A.S. no será responsable por cualquier acción tendiente a infringir las medidas de seguridad establecidas para la protección de los Datos Personales.
11.        VIGENCIA DEL MANUAL.
 
La presente política rige a partir del    1  de noviembre de 2014. Por regla general el término de las autorizaciones sobre el uso de los datos personales se entiende por el término de la relación comercial o de la vinculación al servicio y durante el ejercicio del objeto social de la compañía.
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